【履歴書・職務経歴書】作成の注意事項5つを転職エージェント人事部長が解説

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こんにちは、ジンです。

現在転職エージェントで勤務し、キャリアコンサルタントや人事部長を経験しています。

わたし自身も1度転職の経験があり、年収約400万円アップすることができました。

転職Tipsでは、転職活動を正しい方向性で突き進んでもらうためのノウハウを発信しています。

ジンさん・ミトさんこんにちは！
いまちょうど、履歴書・職務経歴書を作成中です。
前の記事で「選考に通過しやすくなるように書類作成しよう」っていってましたが、具体的な注意事項ってありますか？
ぜひ教えてください！

「現在転職活動のために必要な応募書類を作成中」という方もいらっしゃると思います。

そんなとき、

とお考えになる方も多いと思います。

そこで今回は、「履歴書・職務経歴書を作るときの5つの注意事項」についてわかりやすく解説していきます。

注意事項を理解して、選考に受かりやすくなる書類を作成していきましょう。

注意事項は5つ

履歴書・職務経歴書を作るときの注意事項は5つです。

下記よりひとつずつ解説していきます。

読む側の気持ちを考えて作成しよう

書類作成全般にいえることですが、「書類を読む側の気持ちにたって作成する」のがポイントです。

それはつまり「読みやすくて・わかりやすい書類を作る」ということです。

いくつか失敗例がありますので、確認していきましょう。

✖️ボリュームが多すぎる

書類のボリュームが多すぎると読み手としては、読むのが辛くなってしまいます。

上記2点に気をつけましょう。

✖️相手がしらない用語を多用する

相手がしらない用語を多用するのは、異業種への転職に挑戦する人がやってしまいがちです。

専門用語に関しては、自分では当たり前に使う業界用語でも、そうでない人からしたら意味がわからないことがほとんどです。

意味がわかりずらい専門用語は、できる限り避けましょう。

使用する際は、説明書きを入れるようにしましょう。

✖️空欄がおおい

文字がびっしりなのはNGと前述しましたが、空欄が多くてスカスカなのもNGです。

書く内容が見つからないのは、

2点が考えられます。

特に、

の欄がスカスカだと、採用担当者は「面接に呼びたい」という気持ちになりません。

ここの欄を書けるように、自己分析をしっかりやってみてください。

✖️抽象的な表現がおおい

履歴書や職務経歴書では、抽象的な表現を避けましょう。

採用担当者は、応募書類という限られた情報から、なるべく具体的に人物像をイメージしようと努めます。

しかし抽象的な表現が多いと、具体的にどんなことをしたの？どうやったの？どんなことができるの？と疑問だらけになってしまいます。

そのため応募書類では、

などして、具体的に説明するようにしましょう。

ビジナスマナーを守ろう

応募書類作成時も、ビジネスマナーをしっかり守りましょう。

いくつかNG例がありますので、確認していきます。

✖️提出期限をまもらない

提出書類の期限は必ず守りましょう。

これはいわれるまでもないことですが、最低限のビジネスマナーです。

✖️用紙に汚れやシワがついている

用紙には汚れやシワがついていないか、しっかりと確認しましょう。

応募用紙は大切な書類です。

人生の大きな分岐点になるであろう転職活動の書類を大切に扱えないということは、仕事への取り組みも雑だという印象を与えかねません。

汚れやシワがついてしまったら、手間ではありますが作成し直しましょう。

✖️誤字脱字だらけ

誤字脱字は、文書作成にはつきもののミスです。

国語能力が乏しいという印象を与えてしまうので、十分気をつけましょう。

対策としては、

ことです。

✖️守秘義務に違反する

いわずもがなですが、在籍企業の守秘義務は守りましょう。

具体的には

などがNGです。

自分の業績や実績をアピールするときに、うっかり記載しないように注意です。

モラルやリスクマネジメント能力が疑われてしまいますので、十分気をつけましょう。

志望動機は企業ごとに書きかえよう

志望動機や自己PRの欄は、志望企業ごとに書き変えましょう。

転職活動では、並行して複数の企業に応募していきます。

10〜20社応募し、内定をいただけるのは1〜2社ということが珍しくないからです。

書類も複数準備しなければなりませんが、志望動機や自己PRの内容は受ける企業ごとに変えましょう。

というより、志望動機や自己PRは受ける会社によって変わるのが自然です。

なぜなら、企業によって求めている人材や社風、企業の成長段階が異なるからです。

企業ごとに、自ずと自分がアピールするべきポイントは変わります。

そのため、応募する企業ごとに志望動機は変えましょう。

一貫した内容にしよう

応募書類の内容は一貫した内容にしましょう。

具体的には

を確認してください。

さらには、

というストーリーに一貫性をもたせてください。

このストーリーに矛盾がないように注意しましょう。

自分の主張に矛盾があると、たとえ書類審査に通過したとしても、面接で見抜かれてしまいます。

【郵送時】添え状を添付しよう

応募書類を郵送で送る際は、原則「添え状」を付けるのがマナーです。

添え状とは？

添え状は、送付状ともいいます。

企業に必要な書類を送付する際に添える簡単な手紙のことです。

誰から・どのような書類が送られてきたのかがひと目でわかる「もくじ」のような書類です。

が記載されていれば大丈夫です。

添え状に簡単な自己PRを添えることもできます。

【テンプレあり】添え状・送付状の書き方と注意点を転職エージェント人事部長がわかりやすく解説

採用担当者からひとこと

採用担当者としましては、手抜きした書類は一目でわかります。

冒頭ですこし説明しましたが、わたしは人事部責任者も経験しています。

中途採用だけでなく、新卒採用も担当していたのでたくさんの応募書類を目にしました。

そのため、適当に作成した書類か、丁寧に作成された書類なのかはすぐにわかります。

また、気持ちを込めて作られた書類は細部から伝わってきます。

キャリアが優れていても、いいかげんな書類を作る人には魅力を感じません。

一方スキルが多少不足していても、書類から熱意や真摯な姿勢が伝わってくる人は面接してみたいと思うこともあります。

まとめ

今回は「履歴書・職務経歴書を作るときの5つの注意事項」について解説してきました。

まとめるとこのようになります。

書類を作成するときの注意事項を知れたのではないでしょうか。

これらを注意することで、選考に受かりやすくなる書類を作成していくことができます。

ここからは、実際に作成をしていきましょう。

【履歴書の書き方】作成手順6ステップを解説！